PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
1. Pengertian Teknologi Perkantoran
Kata
teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Tekniqueartinya semua
proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional.
Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang
diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar
Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi
kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan
memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera,
dan otak manusia”.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari
tempat, personal, dan operasi ketatausahaan untuk membantu semua hal yang
diperlukan oleh seorang pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung,
kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan
perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja untuk mencapai tujuan.
Sehingga pengertian teknologi perkantoran adalah teknologi
yang digunakan dalam mengaplikasikan kegiatan kantor tentang bagaimana proses
mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan
bahan-bahan keterangan yang diperlukan menjadi efisien dengan menggunakan
mesin-mesin kantor. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis
mesin dan bagaimana cara menggunakannya.
Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin,
cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya.
2. Pengaruh perkembangan
teknologi perkantoran
Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan
mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya
mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat :
1.
Elektronis
2.
Multifungsi
3.
Pengoperasiannya mudah dan simpel
4.
Tenaga listrik yang digunakan kecil
5.
Harga relatif murah
6.
Ukuran fisik semakin kecil
7.
Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi
8.
Cara kerjanya otomatis
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif dan negatif. Pengaruh positif teknologi perkantoran mengacu kepada ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran.
1.
Dampak
Positif
a)
Terhadap
Ketenagakerjaan
-
Peningkatan
mutu tenaga kerja.
Maksudnya, dengan menggunakan teknologi perkantoran maka mutu, kualitas,
skill yang dimiliki oleh pegawai atau pekerja akan bertambah karena kemampuan
mereka tidak sebatas itu-itu saja, mereka dapat mengoperasikan mesin-mesin
kantor untuk menyelesaikan berbagai macam pekerjaan kantor yang ada dengan
lebih efektif dan efisien.
-
Meringankan
tenaga dan pikiran pegawai.
Dengan menggunakan teknologi perkantoran yang ada maka pegawai tidak
perlu repot-repot mengerjakan pekerjaan perkantoran secara manual, mereka cukup
menggunakan mesin-mesin yang dapat menyelesaikan semua pekerjaan menjadi lebih
ringan dan cepat selesai yang pada akhirnya dapat mengurangi beban pikiran pegawai
itu sendiri.
-
Meningkatkan
penghasilan bagi tenaga kerja.
Menggunakan teknologi perkantoran dapat meningkatkan hasil kerja yang
memuaskan sehingga berakibat pada gaji atau penghasilan tenaga kerja menjadi
bertambah dari gaji sebelumnya yang tanpa menggunakan teknologi perkantoran.
-
Meningkatkan
semangat dan kedisiplinan kerja.
Karena dengan teknologi perkantoran semua pekerjaan menjadi mudah, cepat
terselesaikan, hasilnya bagus sehingga menyenangkan, meningkatkan semangat dan
kedisiplinan pekerja.
b.
Terhadap
Prosedur Kerja
- Mempercepat penyelesaian pekerjaan.
Misalnya
pada saat akan memotong setumpuk kertas, biasanya orang-orang yang belum
mengerti tentang mesin pemotong kertas akan memotong tmpukan kertas tersebut
satu persatu secara manual dengan pisau sederhana, hal itu sudah sangat jelas
memakan waktu yang relatif lama. Namun berbeda dengan orang yang mengerti
tentang mesin pemotong kertas yang dapat memotong kertas setumpuk tadi dengan
waktu yang singkat.
- Menyederhanakan prosedur kerja atau
memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan.
Jelas
bahwa dengan menggunakan teknologi perkantoran akan menyederhanakan prosedur
kerja karena fungsi dari teknologi perkantoran itu sendiri yang mengubah
pekerjaan kantor yang awalnya rumit menjadi lebih simple dan sederhana.
- Memperlancar pekerjaan.
Pernyataan
diatas jelas jadi tidak perlu saya jelaskan secara detail.
- Mempermudah penyelesaian pekerjaan.
Pernyataan
ini juga sudah cukup jelas menurut saya kalian sendiri sudah mahir menjelaskan
atau mengartikannya sendiri tanpa harus saya jabarkan lebih lanjut.
c.
Terhadap
Hasil Keja
- Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
kantor
Dengan teknologi perkantoran
kualitas atau mutu hasil pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan bagus serta
bisa dipastikan tanpa ada kecacatan yang berarti.
- Mempertinggi jumlah hasil kerja
Dengan menggunakan teknologi
perkantoran kuantitas hasil keja yang dilakukan bertambah banyak.
- Memenuhi standar mutu tertentu
Menggunakan teknologi perkantoran
memenuhi standart mutu tertentu maksudnya dengan menggunakan mesin-mesin kantor
akan menjadikan kualitas, mutu hasil kerja menjadi lebih baik dibandingkan
tanpa mesin-mesin kantor itu tadi.
- Memperoleh keseragaman bentuk,
ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor.
Menurut saya pernyataan ini cukup
jelas dan sudah dapat kita lihat sendiri secara nyata dalam kehidupan
sehari-hari.
2.
Dampak
Negatif
Dampak negatif perkembangan
teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut
ketenagakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
·
Mengurangi
penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah jumlah pengangguran.
·
Kesulitan
untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.
·
Menimbulkan
rasa ketergantungan kepada mesin
·
Dapat
menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
· Penggunaan
mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya
tambahan.
3. Jenis-jenis Mesin
Kantor
1.
Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
· Mesin manual ialah mesin-mesin yang
digerakkan oleh tenaga manusia.
· Mesin listrik (elektrik) ialah
mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
· Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang
rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
· Mesin elektronik yaitu mesin-mesin
dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
3. Dilihat dari fungsinya dalam
berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
· =>
Mesin-mesin untuk mencatat bahan
keterangan diantaranya;
-
Mesin
tulis
-
Mesin
dikte
-
Mesin
penomor
-
Asahan
pensil
=> Mesin-mesin
untuk menghimpun bahan keterangan;
-
Pembuka
surat
-
Mesin
penjilid
-
Hechtmachine
-
Pemotong
kertas
=> Mesin-mesin
untuk mengolah bahan keterangan;
-
Mesin
jumlah
-
Mesin
hitung
-
Komputer
=> Mesin-mesin
untuk memperbanyak bahan keterangan;
-
Mesin
stensil
-
Mesin
stencil spirtus
-
Mesin
fotocopi
-
Mesin
perekam sheet
=> Mesin-mesin
untuk mengirimkan bahan keterangan;
-
Telepon
dan interphone
-
Teleprinter
-
Facsimile
=> Mesin-mesin
untuk menyimpan bahan keterangan;
-
Mikrofilm
-
Penghancur
kertas
-
Pelubang
kertas
4. Pemeliharaan dan perawatan secara umum mesin kantor
1. Pemeliharaan dan
Perawatan Barang
Manfaatnya yaitu:
a. Barang – barang
akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.
b. Memperpanjang umur
barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
c. Menghindari
kehilangan karena terkontrok terus.
d. Menghindari
penyimpanan yang tidak teratur.
e. Dengan
terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
2. Macam – Macam
Pemeliharaan atau Perawatan Barang
a. Menurut kurun
waktu
· Pemeliharaan
sehari – hari
· Pemeliharaan
berkala
b. Menurut jenis barang
· Barang
bergerak
· Barang
tidak bergerak
3. Cara Pemeliharaan dan
Perawatan Barang Kantor
a. Selalu
membersihkan barang secara teratur
b. Selalu memperbaiki
barang yang rusak
c. Memperhatikan
cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing.
d. Selalu menyimpan
kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan
benar
e. Selalu
mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan
pemakaiannya
4. Pemeliharaan Mesin –
Mesin Kantor
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam
tiga cara sebagai berikut:
a. Kontrak
pemeliharaan
b. Servis perorangan
c. Servis kantor
(company operated service)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar