Otomatisasi Perkantoran

OTOMATISASI PERKANTORAN

PENGERTIAN OTOMATISASI KOMPUTER

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.
            Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.
            Sistem otomatisasi kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

            Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain.

Berikut konsep dari otomatisasi kantor:

1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Yang termasuk dalam empat kategori otomatisasi kantor, antara lain :

1.      Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.      Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

PENGERTIAN TELEKOMUNIKASI

Telekomunisasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan ‘Telekomunikasi’ bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga :

1. Komunikasi satu arah (Simplex). Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh :Pager, televisi, dan radio.

2. Komunikasi Dua arah(Duplex). Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.

3. Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex). Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex)pengirim dan penerima informsi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan. Contoh :Handy Talkie, FAX, dan Chat Room

Jaringan telekomunikasi adalah segenap perangkat telekomunikasi yang dapat menghubungkan pemakaiannya (umumnya manusia) dengan pemakai lain , sehingga kedua pemakai tersebut dapat saling bertukar informasi (dengan cara bicara, menulis, menggambar atau mengetik ) pada saat itu juga.

Jaringan telekomunikasi terdiri atas dari tiga bagian utama, yaitu :

1. Perangkat transmisi

Perangkat transmisi bertugas menyampaikan informasi dari satu tempaat ketempat yang lain (baik dekat, maupun jauh). Media transmisinya dapat berupa kabel, serat optik maupun udara, tergantung jarak dari tempat-tempat yang dihubungkan serta tergantung pada beberapa banyak tempat yang saling dihubungkan.

2. Perangkat penyambungan (switching)

Perangkat penyambungan bertugas agar pemakai dapat menghubungi pemakai lain sesuai seperti yang diinginkannya. Perangkat penyambungan disebut masih menggunakan sistem manual bila diperlukan seorang operator yang bertugas menyambungkan pemakai dengan pemakai lain yang diingininya.

3. Terminal

Terminal adalah peralatan yang bertugas merubah sinyal informasi asli (suara manusia atau lainnya) menjadi sinyal elektrik atau elektromagetik atau cahaya.

Email

Emai adalah singkatan dari Electronic Mail dan kalau di bahasa indonesianya adalah Surat Elektronik.Email berfungsi sebagai sarana untuk mengirim surat atau pesan melalui jaringan Intenet, dengan Email kita hanya membutukan beberapa menit agar surat/pesan kita sampai tujuan tidak perlu menunggu berhari-hari seperti mengirim surat/pesan biasa(pos) dan dengan email isi surat/pesan dapat kita isi dengan konten gambar/suara dan vidio, email bukan hanya untuk mengirim surat/pesan,jaman sekarang apa-apa yang berhubungan internet seperti mendaftar Facebook,twitter,blogger dan lain-lain pasti memerlukan email utuk mendaftar.

Komunikasi menggunakan e-mail dilakukan dengan cara mengaktifkan pesan yang akan kita kirim pada software yang dikhususkan untuk keperluan ini,misalnya Microsoft Outlook. Manfaat/kegunaan e-mail :

1.      Media komunikasi
E-mail atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan secara persoal atau umum (komunitas).

2.      Media pengiriman
Dengan e-mail anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat e-mail, bukan alamat rumah. Tidak hanya itu, dengan menggunakan e-mail anda bisa mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit bahkan detik.

3.       Efektif, efisien, dan murah
Melakukan pengiriman data melalui e-mail sangat efektif, efisien, dan murah. Maksudnya, anda tidak perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan. Cukup melalui koneksi internet dan alamat e-mail anda, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan dan tidak perlu biaya mahal.

4.      Media promosi
Jika anda bisa memiliki usaha di internet atau bisnis online, anda bisa mengirimkan promosi produk ke para pelanggan anda dengan memanfaatkan daftar e-mail pelanggan yang ada.

5.      Media informasi
Melalui e-mail, anda bisa mendapatkan informasi- informasi terbaru dari seluruh dunia yang anda inginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari media yang anda tentukan.

6.      Membuat blog atau website
Dengan e-mail anda bisa membuat blog dan website.

7.      Sosial media
Dengan e-mail, anda bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain. Baik menggunakan
e-mail itu sendiri atau melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter, atau google.

PC(Personal Computer)

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya.
Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).
Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu system dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan.

Perangkat-perangkat Personal Computer :

1.      Hardware (perangkat keras)
Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu: Input Device , peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll), Process Device , peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll), Output Device , peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll), Storage Device , peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll), Peripheral Device ,peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

2.       Software (Perangkat Lunak)
Software adalah program yang berisi instruksi/ perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware . Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok. Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan.Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

3.      Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)
Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Contohnya adalah siswa/i dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa/i ini secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program ( programmer ), Technical Support , Designer Graphic, Operator , sampai user paling awam sekalipun.

Berikut ini adalah Perkembangan PC dimulai tahun 1975:

1. Tahun 1975 (Komputer MITS Altair 8800)

 
            Altair 8800 memiliki processor 2 MHZ Intel 8080, memori 256 bytes, dan dapat ditambah maksimum 64 Kb. Sangat berbeda dengan PC sekarang yang berjalan diatas 5 GHz, dengan RAM minimum 1 Gb. Untuk media penyimpanan, Altair menawarkan 8” floppy disk atau kaset eksternal.
            PC ini tidak seperti PC yang kita temui saat ini. PC ini tidak mempunyai monitor, keyboard, mouse, sistem operasi, bahkan software aplikasi. Untuk memprogramnya, Anda harus mengerti bahasa mesin, yang berarti mengubah dudukan saklar yang benar dan melihat lampu LED yang berhubungan menyala.

2. Tahun 1977 (Komputer Apple II)

Sebelumnya, ada Apple I yang diproduksi sekitar tahun 1976. Namun, hanya berbentuk papan sirkuit seperti halnya motherboard saat ini. Untuk menyusunnya, anda harus ahli dalam bidang elektronik. Pada tahun tersebut, Apple II telah muncul dengan keyboard, monitor, dan media penyimpanan. Komputer ini juga mempunyai sistem operasi dan software aplikasi. Awalnya, PC ini menggunakan media penyimpanan kaset, tetapi tahun 1978, floppy disk eksternal dengan kapasitas 143 telah tersedia.

Kesuksesan Apple II ini dilanjutkan denga kehadiran Komputer Apple II Plus pada tahun 1979 dan Apple Iie pada tahun 1983. Keduanya mirip dengan Apple II, dengan beberapa tambahan dan fitur baru. Salah satunya, IIe mempunyai keypad numerik disisi kanan keyboard. Apple terus memproduksi dan menjual Apple IIe sampai tahun 1993. Sehingga menjadikannya sejarah tersendiri selama 15 tahun.

3. Tahun 1981 (Komputer IBM PC)

IBM PC yang asli dikeluarkan pada bulan Agustus 1981, yang hanya mempunyai memori sebesar 16 Kb, belum mempunyai hard disk, dan menggunakan media penyimpanan kaset dan floppy. Karena desain yang ‘terbuka’, PC ini sangat mudah di upgrade. PC ini mempunyai slot ekspansi pada papan sirkuit utamanya (Motherboard). Artinya, Anda dapat menambah kemampuannya dengan memasukkan papan sirkuit mini khusus (Card) ke dalam slot ini, misalnya menonton TV Kabel dari PC dengan menambah card TV Tuner.

Selain mudah dikembangkan, faktor lain yang memberikan kontribusi atas suksesnya PC adalah processor Intel. Melalui riset yang berkesinambungan, Intel menaikkan kemampuan processor 2 kali lipat setiap 18 bulan. Jadi, PC yang lebih canggih muncul setiap 2 tahun. Sejalan perkembangan processor Intel, muncul pula sistem operasi Windows versi terbaru, software aplikasi, dan peningkatan kemampuan hardware.

5. Tahun 1983 Komputer Compaq PC

Sejak desain IBM PC dibuat terbuka, pabrikan lain mulai mengikuti dan mengeluarkan PC buatan mereka. Salah satunya adalah Compaq (sekarang telah bergabung dengan Hewlett-Packard) yang mengeluarkan Compaq portable.

PC ini berukuran koper yang mempunyai monitor monokrom dengan ukuran 9 inci dan dua floppy drive berukuran 320 Kb. Seperti IBM PC, Compaq juga menggunakan sistem operasi DOS. PC ini mempunyai 2 port pararel dan 1 port serial untuk koneksi keperangkat eksternal. Sementara untuk memori, 128 Kb dapat ditambah sampai dengan 640 Kb.

Walaupun terdapat peningkatan dalam hal penyimpanan dan memori, perangkat ini tidak dilengkapi dengan hard disk. Data tahun 1987 versi ketiga dilengkapi dengan hard disk berukuran 20 atau 40 Mb.

6. Tahun 1983-1989 Komputer IBM PC Mendominasi

IBM mengeluarkan versi terbaru PC-nya pada tahun ini. IBM PC XT yang telah mempunyai hard disk dengan kapasitas 10 Mb, memori 128 Kb, dan floppy drive 360 Kb. IBM kemudian membuat lebih banyak peningkatan dan mengeluarkan IBM PC AT 286 tahun 1984. PC ini menggunakan processor Intel 6 MHz (80286). Peningkatan lainnya adalah hard disk berkapasitas lebih dari 20 Mb.

Seri PC AT diteruskan dengan AT 386 pada tahun 1986 dan AT 486 pada tahun 1989. Keduanya mempunyai kelebihan pada memori dan kecepatan processor. Seri AT 386 juga merupakan PC pertama yang menggunakan processor 32 bit (80386) dan mendukung multitasking (menjalankan beberapa aplikasi bersamaan). Yang membuat PC 386 pertama kali adalah Compaq, bukan IBM. Salah satu terobosan dengan 486 adalah 1 Mb memory cache dalam cip sendiri.IBM juga bereksperimen dengan tipe PC yang gagal atau kurang sukses seperti IBM PCjr, IBM Convertible, dan IBM portable.

7. Tahun 1985 Komputer Commodore Amiga 1000

Amiga 100 merupakan komputer multimedia tercanggih yang banyak diminati oleh animator dan desainer grafis saat itu. PC ini memiliki moniter berwarna, mendukung suara stereo 4-kanal, mempunyai port untuk joystick dan video, serta mendukung video mode sampai 4.096 warna.
            Sistem operasi Amiga DOS juga menawarkan interface grafis yang mendukung multitasking. Teknologi Amiga lebih unggul, tetapi gagal karena arsitekturnya yang proprietary dan pemasaran yang buruk. Perangkat ini juga tidak kompatibel dengan sistem operasi MS-DOS dan desain IBM PC pada umumnya.

8. Tahun 1987 Komputer IBM PS/2

Setelah sukses dengan PC, IBM memiliki rencana ambisius mengenai generasi selanjutnya dari PC. Seri ini dinamakan PS/2 (Personal System/2), dan pertama kali dirilis tahun 1987.
            PS/2 mempunyai arsitektur baru. Beberapa bagian yang baru adalah proprietary, seperti konektor baru (socket) untuk keyboard dan mouse. Slot ekspansi didesain ulang dan bus (jalur elektronik yang menghubungkan slot ini dengan sistem) yang dinamakan Micro Channel Architectur. Arsitektur baru ini membuat IBM PS/2 sulit untuk diduplikat.
            Saat ini, perusahaan bidang industri komputer membuat komponen yang sesuai dengan slot ekspansi standar IBM PC. Walaupun PS/2 menggunakan processor Intel dan softwarenya kompatibel dengan IBM PC, tidak ada yang membuat komponen yang sesuai dengan slot ekspansi PS/2. Oleh karena itu, produk ini gagal.

9. Tahun 1992 Laptop

Setelah muncul laptop seperti Compaq dan IBM portable, IBM Convertible, Machintosh portable, Osborn 1, dan Radioshack TRS-80, tahun 1992 mulai muncul Laptop TRS-80. Contoh terakhir adalah IBM Thinkpad 700 dan Apple Powerbook 100.

            Laptop mempunyai layar LCD dengan berat 2 kg atau lebih. Ketika tidak menggunakan listrik, laptop dapat menggunakan baterai. Laptop juga memiliki fasilitas untuk menghemat energi dan menggunakan processor yang irit sumber daya. Fitur ini yang membuat laptop cocok dibawa bepergian. Saat ini tersedia laptop dengan berbagai macam kategori, bergantung berat dan fitur.

10. Tahun 1993 Komputer Intel Pentium

Setelah sukses dengan seri PC AT (processor 80286, 80386 dan 80486), Intel memutuskan bahwa generasi generasi kelima processor untuk PC harus mempunyai arsitektur baru. Seri ini kemudian dinamakan ‘Pentium’. Hasilnya, cip Pentium pertama ini tiga kali lebih cepat dari seri pendahulunya, 80486.
            Sistem Operasi Windows dan program aplikasinya dapat memanfaatkan kemampuan processor ini untuk menghasilkan hal yang lebih besar, seperti game dengan grafik yang intensif atau suara yang lebih berkualitas. Vendor hardware dan developer software berlomba-lomba membuat produk dan aplikasi yang lebih canggih dan menarik.

11. Tahun 1997 Komputer Multimedia/Pentium MMX

Dimulai tahun 1996, aplikasi multimedia (yang menghubungkan teks, grafik, audio, dan animasi) mulai bermunculan. Pembuat hardware, seperti sound card dan graphic card, bergegas membuat teknologi yang dapat memproses instruksi multimedia. Hal ini disebabkan oleh processor yang tidak dapat memproses instruksi multimedia secara simultan. Tahun 1997, Intel mengatasi masalah tersebut dengan merilis processor Pentium MMX. Intel menambahkan instruksi multimedia ke dalam processor Pentium dengan teknologi multimedia extention (MMX). Cip Pentium MMX meningkatkan kemampuan PC dalam memainkan game atau aplikasi multimedia.

12. Tahun (1998-2005) Komputer Pentium II s.d Pentium IV

Generasi lain processor Pentium dan PC keluar antara tahun 1998 sampai saat ini. Intel mengeluarkan Pentium II, Pentium III, kemudian Pentium 4. Setiap generasi memiliki teknik pemrosesan baru dan berfokus pada kecepatan processor (satuannya GHz).
            Processor yang lebih cepat mengarah pada lebih banyak inovasi di bidang multimedia dan aplikasi video. Contohnya, game PC menjadi lebih kaya grafis dan suara yang dihasilkan semakin dekat dengan suara dari perangkat hi-fi. Internet juga membawa lebih banyak aplikasi baru. Misalnya untuk chat dan video conference.

13. Tahun 2005-2010an Komputer Pentium D (Dual-Core) & Pentium Core 2 Duo

Intel mengembangkan kemampuan dual chipset dalam satu processor untuk lebih mempercepat kinerja komputer dan kapasistas memori L1 menjadi 2x lipat dari produk sebelumnya. Awalnya Intel memproduksi processor ini untuk Laptop, namun pada tahun 2006, processor dual-core dan core 2 duo ini mulai dipergunakan untuk komputer dekstop.
            Perubahan generasi processor intel ini diikuti oleh vendor hardware lainya seperti AMD. Mereka memperkenalkan processor berbasis Core 2 Duo dengan tipe AMD Athlon 64 x 2 yang tidak kalah canggih nya dari produk Intel.

14. Tahun 2010an- Sekarang Komputer Core i3 – core i9

Dengan kebutuhan komputasi yang banyak dan berbasis grafis yang berat, maka dibutuhkan processor yang lebih baik lagi. Maka muncullah processor dengan kecepatan yang lebih baik lagi dengan nama Core i3. Hingga saat ini sudah dikembangkan teknologi processor Core i9. Namun harganya masih sangat mahal.

Macam-macam aplikasi otomatisasi kantor

WORD PROCESSING

Perangkat lunak pengolah kata (Word Processing) adalah suatu aplikasi komputer yang digunakan untuk produksi (termasuk penyusunan, penyuntingan, pemformatan, dan pencetakan) segala jenis bahan yang dapat dicetak.

Dalam system operasi berbasis teks seperti DOS kita bisa memanfaatkan perintah copy con untuk membuat file teks, walaupun sifatnya sangat-sangat terbatas. Sedangkan dalam system operasi GUI seperti Windows sebenarnya sudah ada NotePad maupun WordPad yang kemampuannya dalam mengolah kata sudah cukup baik. Namun karena tuntutan terhadap kebutuhan untuk bekerja dengan teks dan objek-objek lain yang semakin kompleks akhirnya harus dipergunakan perangkat lunak yang benar-benar bisa memenuhinya.

1.  ELECTRONIC MAIL

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

Metode pengiriman

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3. Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang dikirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya dilakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain).

Cara membaca surat elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

·         Dengan cara menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan e-mail gratis.

·          Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

·         Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,.

1.  VOICE MAIL

 Adalah media transmisi (pergerakan informasi melalui sebuah media telekomunikasi) data yang menggunakan kabel telephone sebagai alat transmisinya. Alat ini mengirimkan informasi berbentuk suara. Contoh, mailbox dalam telephone rumah. Apabila saat ditelphone tidak menjawab hingga beberapa saat. Maka mesin telephone akan memberikan pilihan kepada si penelephone agar meninggalkan pesan, atau menelephone lagi lain kali. Namun untuk telephone rumah di Indonesia, agar dapat memiliki fasilitas ini, kita harus mendaftar kepada PT.Telkom atau operator Indonesia lainnya terlebih dahulu. Voice-mail (juga dikenal sebagai pesan suara atau bank suara) adalah sistem berbasis komputer yang memungkinkan pengguna dan pelanggan untuk bertukar pesan suara pribadi, untuk memilih dan memberikan informasi suara, dan untuk memproses transaksi yang berhubungan dengan individu, organisasi, produk dan jasa.

2.  ELECTRONIC CALENDARING

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

3.  AUDIO CONFERENCING

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

4.  VIDEO CONFERENCING

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

a.       Video satu arah dan audio satu arah.

b.      Video satu arah dan audio dua arah.

c.       Video dan audio dua arah.

5.  COMPUTER CONFERENCING

Computer conferencing  adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah‘telecon ferencing’digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Telecon ferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang  memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

6.  FACSIMILE TRANSMISSION

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.

7.  VIDEOTEXT

Video text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer

8.  IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

9.  DESKTOP PUBLISHING

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:

a.       Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.

b.       Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.

c.        Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.

Referensi :

Anugrah,Dino(2014).Pengertian Otomatisasi Perkantoran,(Online)(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses pada 1 April 2015)

Deva.(2013).Pengertian dan Fungsi Personal Komputer,(Online)(http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html, di akses pada 1 April 2015)

Rizki,Bella.(2013).Voice Mail,(Online)(https://bebellarizki.wordpress.com/2013/11/09/voice-mail/, diakses pada 1 April 2015)

Setiawan,Bayu.(2013).Otomatisasi Perkantoran,(Online)(http://bangobayu.blogspot.com/2013/04/otomatisasi-perkantoran.html, diakses pada 1 April 2015)